Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – eAU Digitalisierung in der Arbeitswelt
In der Arbeitswelt findet eine fortschreitende Digitalisierung statt, die auch vor der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht haltmacht. Seit Januar 2023 sind nicht nur Arbeitgeber in Hamburg und Schleswig Flensburg dazu verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital bei den Krankenkassen abzurufen. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bietet Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Krankenkassen zahlreiche Vorteile. Im Folgenden werden die verschiedenen Aspekte der eAU genauer beleuchtet.
- Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist eine digitale Alternative zur herkömmlichen Papierbescheinigung, die Arbeitnehmer bei einer Krankschreibung erhalten. Statt die Bescheinigung auf Papier auszuhändigen, wird sie elektronisch zwischen dem Arzt, der Krankenkasse und dem Arbeitgeber ausgetauscht. Die eAU soll den Arbeitsablauf erleichtern und beschleunigen, da alle relevanten Parteien schnellen und direkten Zugang zu den benötigten Informationen haben. Ab Januar 2023 wird der digitale Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sogar verpflichtend sein. Mit der eAU können also Erstellungskosten und Aufwand reduziert werden, während gleichzeitig eine lückenlose Dokumentation der Krankheitstage bei den Krankenkassen gewährleistet wird.
- Die gesetzlichen Grundlagen der eAU:
Ab Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gesetzlich bindend und bringt einige neue Regelungen mit sich, die für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Krankenkassen verbindlich sind. Hier sind einige der wichtigsten Vorschriften:
Arbeitgeber dürfen von ihren gesetzlich versicherten Mitarbeitern keine Vorlage einer AU-Bescheinigung verlangen. Stattdessen müssen sie die Bescheinigung digital bei der Krankenkasse abrufen.
Selbst bei Aushilfen müssen Unternehmen in Hamburg und Schleswig Holstein die AU direkt bei der Krankenkasse abrufen.
Arbeitgeber erhalten durch die eAU-Verfahren die Information, ob es sich um einen Unfall oder die Folgen eines Unfalls handelt. Auch die Zeiten von Krankenhausaufenthalten können bei der Krankenkasse abgerufen werden.
Arbeitnehmer müssen sich weiterhin zum Nachweis der Arbeitsunfähigkeit eine Bescheinigung ausstellen lassen.
Privatversicherte Arbeitnehmer sind kein Teil des eAU-Verfahrens und müssen ihre Bescheinigung wie gewohnt vorlegen.
Krankenkassen müssen die AU-Daten für Arbeitgeber und Aushilfen zum Abruf bereitstellen. Sie müssen auch den Beginn, das Ende und die voraussichtliche Dauer von Krankenhausaufenthalten übermitteln.
Diese neuen Regelungen sollen dazu beitragen, den Prozess der Krankschreibung und Entgeltfortzahlung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Durch die digitalen Übermittlungen können Missverständnisse und Verzögerungen vermieden werden, was letztendlich allen Beteiligten zugutekommt.
- Die Rolle der Arbeitgeber bei der eAU
Das eAU-Verfahren bietet zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Krankenkassen. Durch den digitalen Versand der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird der Prozess deutlich beschleunigt und vereinfacht. Die Erstellungskosten werden stark reduziert und die eAU ist nachhaltiger als das bisherige Verfahren. Durch die lückenlose Dokumentation bei den Krankenkassen wird der korrekte Ausgleich bei Zahlungen von Krankengeld und im Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sichergestellt. Zudem werden alle beteiligten Parteien entlastet, da der Prozess ohne das Zutun des Arbeitnehmers vonstattengeht. Der Arbeitnehmer muss lediglich zum Arzt gehen und die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird automatisch an die Krankenkasse weitergeleitet.
- Die Rolle der Arbeitnehmer bei der eAU
Die Einführung der eAU bedeutet auch eine Änderung in der Arbeitsweise von Arbeitgebern. Ab Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, die AU-Daten ihrer gesetzlich versicherten Mitarbeiter digital bei den zuständigen Krankenkassen abzurufen. Eine Vorlage der AU-Bescheinigung durch den Arbeitnehmer ist in diesem Fall nicht mehr notwendig.
Zudem müssen Arbeitgeber auch bei Aushilfen die AU direkt bei der Krankenkasse abrufen. Dies kann über eine Schnittstelle wie die timeCard eAU erfolgen. Die Angabe, ob es sich um einen Unfall oder die Folgen eines Unfalls handelt, sowie die Zeiten von Krankenhausaufenthalten können ebenfalls über die Schnittstelle abgerufen werden.
Als Privatpatient sind Arbeitnehmer kein Teil des eAU-Verfahrens. Sie müssen sich nach wie vor eine AU-Bescheinigung ausstellen lassen und diese beim Arbeitgeber einreichen.
- Die Rolle der Krankenkassen bei der eAU
Da es sich bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung um personenbezogene Daten handelt, sind Datenschutz und Datensicherheit besonders wichtig. Die gesetzlichen Vorgaben bezüglich des Datenschutzes sind in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) festgehalten und müssen bei der Verwendung der eAU unbedingt beachtet werden.
Die Krankenkassen und Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Daten nur für den vorgesehenen Zweck genutzt werden und dass sie gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Es müssen technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten.
Eine Möglichkeit zur Gewährleistung der Datensicherheit bei der Verwendung der eAU ist beispielsweise die Verschlüsselung der Daten während der Übertragung. Zudem sollten nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben und diese Zugriffe sollten protokolliert werden.
Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Daten nicht missbräuchlich verwendet werden und dass sie nur von Personen mit entsprechender Befugnis eingesehen werden können. Es ist auch wichtig, dass die Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäß gelöscht werden.
Datenschutz und Datensicherheit sind auch für Arbeitnehmer von großer Bedeutung. Sie haben das Recht auf Auskunft, welche Daten zu ihrer Person gespeichert sind und zu welchem Zweck sie verwendet werden. Auch haben sie das Recht auf Berichtigung oder Löschung der Daten, falls diese falsch oder nicht mehr notwendig sind.
Insgesamt ist eine sichere und datenschutzkonforme Verwendung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung unerlässlich, um das Vertrauen der Arbeitnehmer in die Nutzung dieser Technologie zu gewährleisten.
- Die Bedeutung von eAU für die Digitalisierung in der Arbeitswelt
Die eAU bietet auch Vorteile in puncto Datenschutz und Datensicherheit. Wie bereits im Punkt V. beschrieben: durch die elektronische Übermittlung wird ein fehleranfälliger manueller Austausch von Papierdokumenten vermieden und die Daten werden verschlüsselt übertragen. Auch die Speicherung und Verarbeitung der Daten erfolgt unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.
So müssen die Krankenkassen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten haben. Auch die Löschung der Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ist vorgesehen.
Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutet das eine höhere Datensicherheit und weniger Risiken im Umgang mit sensiblen Daten. Zudem können Daten bei Bedarf schneller und einfacher abgerufen werden, was gerade im Falle von Unfällen oder längeren Krankheitszeiten von Vorteil sein kann.
- Fazit und Ausblick
Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat auch Auswirkungen auf die Rolle der Krankenkassen. Sie sind nun verpflichtet, die Daten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Arbeitgeber und Aushilfen zur Verfügung zu stellen. Dies muss über eine digitale Schnittstelle erfolgen. Durch die elektronische Übermittlung wird die Arbeit für die Krankenkassen effizienter und es werden Kosten gespart, die vorher für den Postversand angefallen sind. Darüber hinaus ist die eAU auch für Krankenkassen nachhaltiger, da weniger Papier benötigt wird. Die Datenübermittlung erfolgt in verschlüsselter Form, um einen sicheren Austausch der Daten zu gewährleisten.
Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie auf die Daten der eAU zugreifen können, um die Arbeitsunfähigkeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Die Daten müssen von Arbeitgebern und Aushilfen jedoch ausschließlich für die Zwecke der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder für das Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz genutzt werden. Eine Verwendung für andere Zwecke, wie beispielsweise für betriebliche Entscheidungen oder für eine Kündigung, ist nicht gestattet.
Insgesamt soll die Einführung der eAU die Arbeit für alle Beteiligten erleichtern und für mehr Transparenz und Sicherheit sorgen.
