DATEV-DMS DOKUMENTENMANAGEMENT

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DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEM (DMS)

Ein Dokumenten-Management-System, kurz „DMS“ speichert und verwaltet elektronischen Dokumente.
Das Dokumenten-Management-System (auch DMS-Software genannt) umfasst die geschäftsrelevanten Dokumente aller Kommunikationskanäle.
Hierzu zählen:

  • gescannte Papier-Dokumente
  • Emails
  • elektronische Dokumente

    Ein DMS unterstützt Unternehmen und Kanzleien in Hamburg die Organisation und Koordination, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art von ihrer Entstehung über die Archivierung bis zu ihrer Vernichtung.
    Zwischen diesen Etappen liegen Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen.

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DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEM – DMS-VORTEILE AUF EINEN BLICK

ZÜGIGER INFORMATIONSFLUSS:

Durch die Digitalisierung Ihrer Kanzlei- und Unternehmens-Prozesse in Hamburg mit dem DATEV Dokumenten-Management-System gewährleisten Sie eine reibungslose und lückenlose Prozessbearbeitung. In Ihrer Kanzlei oder in Ihrem Unternehmen brauchen Sie sich nicht mehr um die Fristüberwachung bei der Bearbeitung von Dokumenten sorgen. „Per Knopfdruck“ können Sie wiederkehrende Aufgaben schneller bearbeiten, wodurch Ihre Arbeitsabläufe gestrafft werden. So werden Ihre Durchlaufzeiten bei der Bearbeitung eines Schriftstücks vom Posteingang bis zum Controlling durch die Prozessabbildung in einem Dokumenten-Managementsystem deutlich reduziert.

KURZE SUCHZEITEN:

Sie und Ihre Ihre Mitarbeiter finden im zentralen Dokumentenarchiv blitzschnell im DATEV DMS in Hamburg. Alle Dokumente können von allen Arbeitsplätzen aus gleichzeitig angesehen werden. Über aktuellen Bearbeitungsstand von Dokumenten können Sie – auch standortübergreifend – schnell und präzise Auskunft geben.

REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG:

Durch die Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse in Hamburg ist eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte der Dokumente gewährleistet. So nutzen Sie die Vorteile der revisionssicheren Archivierung in der DMS-Software aus Hmaburg.

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DOKUMENTENMANAGEMENT

– OPTIMIERT DIE ORGANISATION VON DOKUMENTEN UND INFORMATIONEN IN IHRER KANZLEI

In Ihrer Kanzlei erhalten Sie täglich verschiedenste Dokumente und Informationen in den unterschiedlichsten Medienformaten.
Diese gehen Ihnen in Papierform, digital oder telefonisch ein. Damit dieser hohe Gehalt an Informationen gut bewältigt werden kann und geschäftsrelevante Informationen zur richtigen Zeit auch am richtigen Ort zur Verfügung stehen, ist eine gute Organisation notwendig.
Der gesamte Posteingang muss gespeichert, archiviert und berechtigten zugänglich gemacht werden. Mit allen Dokumenten, die in Ihrer Kanzlei in Hamburg erstellt werden oder im Postausgang das Haus wieder verlassen verhält es sich genauso.

Im Kanzleialltag kann man freie Kapazitäten bilden. Hierzu empfiehlt sich ein möglichst einheitliches Vorgehen zum Umgang mit Dokumenten.

Praxistipp: Entwickeln Sie, am besten gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, Strukturen – zugeschnitten auf die individuellen Anforderungen und Prozesse Ihrer Kanzlei.

Eine gute Dokumenten-Ablage beinhaltet folgende Attribute…

  • Übersichtliche nachvollziehbar und  strukturiert.
  • Immer auf dem aktuellem Stand.
  • Einfache Zugänglichkeit für alle berechtigten
  • Vermeidung von Dubletten und Mehrfachablagen.

 

In der Praxis ist oft noch eine Papierhafte- und elektronische Ablage und Management von Dokumenten üblich. Die Schwäachen dieser Art der Organisation von Dokumenten kennen Sie sicher aus Ihrem Kanzleialltag:

– Die mühsame Suche nach einem Dokument –

Wenn das Dokument dann schließlich erfolgreich gefunden worden ist, stellt sich gleich die nächste Frage:

– welchen Stand hat das Dokument, ist es aktuell? –

Sollten Sie hierzu Fragen haben,  können Sie unseren Datev Support in Hamburg nutzen. Wir wir begleiten Sie und Ihre Kanzlei mit unserem Experten-Wissen bei der Planung-, Installation-, Einführung und Support.

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VORTEILE EINER DIGITALEN ABLAGE VON DOKUMENTEN

Es hat sich bewährt alle Informationen zentral abzulegen, damit die Dokumente jederzeit auffindbar sind.

Die Vorteile einer digitalen Dokumentenablage sind:

  • Das finden von digitalen Dokumenten ist einfacher und schneller als das Suchen in Ordnern und Papierarchiven.
  • Sie sparen viel Zeit durch ein zentrales, elektronisches Archiv.
  • Sie Arbeiten nahezu ohne Medienbruch.
  • Sie sparen Kosten für Papier-, Toner- und Archivraumbedarf.

Der erster Schritt hierzu ist das Scannen aller geschäftsrelevanten Dokumente in Papierform in digitale Dokumente, Informationen und Dokumente elektronisch zu organisieren und archivieren.

  • Legen Sie fest, ob die Verantwortung zur Digitalisierung der Dokumente Ihrer Kanzlei zentral im Sekretariat oder bei jedem zuständigen Sachbearbeiter abgewickelt werden soll.
  • Legen Sie einheitliche Ablage-Regeln und -strukturen für ein gemeinsam genutztes System zur Ablage der Dokumente fest. So erreichen Sie das Ziel ein zentrales Archiv zu etablieren in dem alle zugriffsberechtigten Mitarbeiter und Kollegen Zugang haben.
  • Beziehen Sie schon bei Erstellung und Festlegung der Strukturen und Regeln von Anfang an alle Mitarbeiter mit ein.
    So erhalten Sie eine hohe  Akzeptanz der vereinbarten Regeln.

Sollten Sie hierzu Fragen haben,  können Sie unseren Datev Support in Hamburg nutzen. Wir begleiten Sie und Ihre Kanzlei mit unserem Experten-Wissen bei der Planung-, Installation-, Einführung und Support.

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DOKUMENTENMANAGEMENT STATT DOKUMENTENORGANISATION

Es können sich neuen neue Chacen für Sie ergeben:

Durch die Digitalisierung Ihrer Kanzlei oder Unternehmens in Hamburg verändern sich die bisher üblichen Geschäftsprozesse. Hier bietet es sich an diese Veränderungen als Raum für Verbesserungen innerhalb Ihrer Kanzlei in Hamburg zu nutzen.

Durch die digitale Zusammenarbeit und digitalem Austausch von Daten in Hamburg werden die Prozesse schneller und gleichzeitig die Kosten gesenkt.

Wenn die Digitalisierung der Dokumente abgeschlossen ist, können die nächsten Schritte folgen:

– die Vernetzung der Daten, die miteinander in Beziehung stehen und die Automatisierung von Prozessen.

Folgende Vorteile können sich daraus für Sie ergeben:

  • Digitalisierte Bescheide werden direkt und automatisch sowohl dem jeweiligen Mandanten, als auch dem verantwortlichen Sachbearbeiter zugeordnet.
  • In der Kanzlei und im Homeoffice erhalten Sie:
    – Die Information über neue Dokumente. durch die Zuordnung automatisch.
    – Sie haben Zugriff auf die Unterlagen, auch wenn sie gerade von unterwegs arbeiten.
    – Als Kanzleichef erhalten Sie auf „Knopfdruck“ den Überblick über die Bearbeitungsstände und Verantwortlichkeiten der laufenden Vorgänge.
    – Die Originaldokumente inklusive aller Zwischenstände sind revisionssicher archiviert. Urheber, Art und Zeitpunkt der Änderungen werden
    protokolliert, damit jeder Bearbeitungsstatus nachvollziehbar bleibt.
  • Die Volltextsuche findet jedes Dokument mit dem entsprechenden Suchwort, unabhängig wohin es archiviert wurde. So werden die Suchzeiten minimiert.
  • Sie und jeder berechtigte Mitarbeiter sind jederzeit gegenüber Ihren Mandanten auskunftsfähig, auch wenn der zuständige Kollege einmal nicht im Haus ist.
 

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EINSTIEGSBERATUNG ZU DATEV DMS

Denken Sie über die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) nach, um die Abläufe in Ihrer Kanzlei papierärmer zu gestalten?

In der Beratung mit IT-Service Johannsen aus Hamburg entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen das für Sie optimale Vorgehen. So erhalten Sie im Vorfeld zur Einführung von DATEV DMS einen Überblick über die bevorstehenden Aktivitäten und zu erwartende Investitionen. Damit die Einführung der DATEV DMS-Software optimal in Ihrer Kanzlei in Hamburg Umgesetzt werden kann, prüfen wir die erforderliche technische Ausstattung. Zusätzlich besprechen wir die vorhandenen papiergebundenen Prozesse finden gemeinsam mit Ihnen die beste Lösung für Ihre Kanzlei und Unternehmen in Hamburg. Abschließend erarbeiten wir für Sie ein individuelles Ablage-Regelwerk, als Basis für ein effizientes Ablegen und Finden Ihrer Dokumente.

 

DATEV DMS – die Vorteile

Mit DATEV DMS organisieren Sie alle in der Kanzlei anfallenden Dokumente und beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse.
Optimale Unterstützung als Workflow-Instrument und Dokumentenbearbeitung.

  • Prozessunterstützung durch Kenntnisnahme-Workflow und digitales Bearbeiten und Weiterleiten
  • Automatische Benachrichtigung bei Eintreffen neuer Dokumente
  • Hoher Erfassungskomfort mit automatischer Vorbelegung von Dokumentinhalten
  • Zeitersparnis beim Finden dank der Volltextrecherche über den gesamten Dokumentbestand
  • Permanenter Zugriff auf alle archivierten Dokumente von jedem Arbeitsplatz aus
  • Überblick über Dokumentenstatus und Zuständigkeiten
  • Schnelle Auskunftsfähigkeit bei Anfragen von Mandanten

 

Praxistipp: Der Funktionsumfang von DATEV DMS ist vorweg zu klären. Nach der Installation und Aktivierung gibt es keine Möglichkeit den Funktionsumfang der Dokumentenablage mit Revisionssicherheit auf Dokumentenablage, zurückzustellen.

 

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DIGITALES DOKUMENTENMANAGEMENT – JETZT SCHNELL UND EINFACH EINSTEIGEN!

Digitales Arbeiten mit DATEV DMS in Hamburg ist mehr als nur revisionssicher und papierarm. Alle Dokumente werden digital bearbeitet und weitergeleitet – das vermeidet Doppelarbeiten und verkürzt Durchlaufzeiten. Mit der Einstiegsberatung passt IT-Service Johannsen DATEV DMS optimal an Ihre Kanzlei in Hamburg an. Profitieren Sie von effizienten, transparenten Prozessen in Ihrem Kanzleialltag.

 
Ihr Nutzen
  • Optimale Integration Ihrer digitalen Prozesse in Ihre DATEV-Systemumgebung – schnellere Umsetzung, da keine Migration von Dokumenten nötig ist
  • Integrierte OCR-Erkennung – schnelles und komfortables Finden aller Dokumente
  • Hohe Zeitersparnis durch die automatische Analyse der Dokumentinhalte und die Vorbelegung Ihrer digitalen Dokumenten-Ablage.

So unterstützt Sie DATEV DMS

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit DATEV DMS Mandantenanfragen sofort und präzise beantworten können. Egal, ob Sie in der Kanzlei oder im Homeoffice sind – Sie haben den Überblick.

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