DATEV-Schnittstellen: Zeiterfassung, Lohn und Individual-Software anbinden

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Viele Unternehmen erfassen deshalb inzwischen digital – doch zwischen Zeiterfassung und Lohnabrechnung klafft oft eine Lücke.

Verschiedene Arbeitszeitmodelle, anfallende Zuschläge, manuelle Übertragungen und zeitraubende Absprachen machen so manche Lohnabrechnung zur aufwendigen Bürde. Prüfungen und Fehlerbehebungen kosten zusätzlich Zeit. Meist lastet diese Verantwortung auf wenigen Mitarbeitenden, deren Ausfall gerade zum Monatsende betriebskritisch werden kann.

Mit DATEV-Schnittstellen verbinden wir Lohn und Zeiterfassung nahtlos. Die in DATEV LODAS bzw. Lohn und Gehalt verwendeten Lohnarten und Personalnummern werden in der Schnittstelle der Zeiterfassung hinterlegt – wir arbeiten häufig mit timeCard von REINER SCT, binden aber auch andere Systeme an. Dank differenzierter Einstellmöglichkeiten für Lohnarten und Zuschläge lässt sich die Anbindung individuell auf Ihr Unternehmen anpassen.

Die häufigste Datenquelle für die Lohnschnittstelle ist die Zeiterfassung: timeCard von REINER SCT erfasst Arbeitszeiten, Zuschläge und Fehlzeiten – die Schnittstelle übergibt sie strukturiert an DATEV LODAS bzw. Lohn und Gehalt. Wie die Zeiterfassung selbst funktioniert, zeigen unsere Seiten zur Zeiterfassung & Zutrittskontrolle und zur Arbeitszeiterfassung.

Mit maßgeschneiderten DATEV-Schnittstellen automatisieren Sie die Lohndatenaufbereitung zwischen Zeiterfassung und Lohnbüro vollständig – die Lohnabrechnung wird auf Knopfdruck möglich. Zuschläge wie Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge sowie Überstundenzuschläge werden automatisch berechnet; Lohnarten, Pausen, Überstunden und Ausfallschlüssel werden berücksichtigt, eigene Lohnart-Sachverhalte lassen sich definieren. Auf Wunsch implementieren wir zusätzlich die Kostenrechnung (KoRe). Die fertigen Abrechnungsdaten werden direkt, automatisiert und fehlerfrei in die DATEV-Programme eingelesen.

Neben DATEV Lohn und Gehalt und DATEV LODAS stehen weitere Ausgabeformate zur Auswahl – unter anderem für Hansalog, SBS Lohn plus (Wolters Kluwer), Sage HR, Agenda und Lexware Lohn+Gehalt.

Die Zeiterfassung dokumentiert die Arbeitszeiten sekundengenau. Zum Lohnlauf bereitet die Schnittstelle die Daten mit den in DATEV hinterlegten Lohnarten und Personalnummern auf und bewertet Zuschläge und Sonderfälle nach Ihren Regeln. Anschließend werden die Daten an DATEV LODAS bzw. Lohn und Gehalt übergeben – je nach System über die DATEV-Datenservices oder einen strukturierten Lohnimport. Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerkanzlei prüft und rechnet ab; manuelles Abtippen entfällt komplett. Wir richten diesen Weg einmal sauber ein und testen ihn mit einem Probelauf.

Unser Differenzierungsmerkmal gegenüber reinen Software-Anbietern: Wir verbinden auch Ihre individuellen Anwendungen mit DATEV und anderen Finanz-, Rechnungswesen- und Lohnprogrammen. Der zuverlässige Datenaustausch zwischen DATEV-Programmen, timeCard und ERP-, PPS- oder PMS-Lösungen, Warenwirtschaft und Kassensystemen lässt sich in beide Richtungen sicherstellen – damit Daten nur einmal erfasst werden. Für komplexe Anforderungen entwickeln wir auch individuelle Schnittstellen und Automatisierungen.

Seit vielen Jahren betreuen wir kleine und mittelständische Unternehmen bei Installation und Konfiguration von REINER SCT- und DATEV-Anwendungen – von der Zeiterfassung über Projektzeitabrechnung und Lohnabrechnung bis zu ERP-Themen. Selbstverständlich kümmern wir uns auch um die notwendige Hardware und Serverinstallationen.