E-Rechnungspflicht ab 2025 – Alles, was Sie wissen müssen
Nachfolgend finden Sie die wesentlichen Informationen zur E-Rechnung-Pflicht ab 2025:
Mit dem Wachstumschancengesetz kommt ab dem 1. Januar 2025 ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung:
Die E-Rechnung wird für inländische B2B-Rechnungen zur Pflicht.
Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) enthalten. Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) hat am 15.10.2024 ein Einführungsschreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie gemeinnützige Organisationen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse anzupassen.
Und das ist noch nicht alles!
In Zukunft ist auch die Einführung eines Meldesystems geplant, um den Umsatzsteuerbetrug effektiv zu bekämpfen.
Wenn es um die gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung geht, kennen Sie sich aus?
Exzellent!
Falls nicht: Informieren Sie sich hier!
Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für viele Unternehmen verpflichtend. Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen zur E-Rechnung und gibt praktische Tipps zur Umsetzung.
Überblick zur E-Rechnungspflicht
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht? | Der Empfang von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 Pflicht |
| Wer ist betroffen? | Unternehmen im B2B-Bereich und öffentliche Auftragnehmer. |
| Ist PDF eine E-Rechnung? | Nein, nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD gelten als E-Rechnung. |
| Welche Software wird empfohlen? | DATEV, SAP, ZUGFeRD-kompatible Programme. |
| Was passiert bei Nichtumsetzung? | Verzögerungen bei Zahlungen, rechtliche Konsequenzen. |
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025 für Unternehmen in Hamburg und Schleswig-Holstein?
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digital strukturierte Rechnung, die maschinenlesbar und direkt in Buchhaltungssysteme integriert werden kann. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Nutzung der E-Rechnung für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtend, wenn sie mit öffentlichen Auftraggebern oder im B2B-Bereich tätig sind.
- Der Empfang von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 Pflicht.
- Für den Versand von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027.
Gibt es Übergangsregelungen zur E-Rechungs-Pflicht?
Ja, für den Versand vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2027
Bis Ende 2026
- Der Vorrang der Papierrechnung entfällt.
- Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden.
- Sie dürfen Papierrechnungen weiterhin versenden.
- Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen Sie nur mit Zustimmung des Empfängers versenden.
Bis Ende 2027
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatzvon mehr als 800.000 Euro dürfen im Bereich Business-to-Business (B2B) nur noch elektronische Rechnungen versenden.
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung der Rechnungsempfänger – ein anderes elektronisches Rechnungsformat versenden, bspw. ein PDF.
- EDI-Verfahren sind ebenfalls zulässig.
Bis Ende 2028
Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich müssen elektronische Rechnungen versenden.
Welche Unternehmen sind von der E-Rechnung betroffen und welche Ausnahmen gibt es?
Wer ist betroffen?
- Alle inländischen Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder Leistungen erbringen (Business-to-Business).
- Unternehmen im B2B-Bere
- Auftragnehmer öffentlicher Institutionen.
- Organisationen, die in internationalen Lieferketten tätig sind.
Wer ist nicht betroffen?
- Unternehmen, die ausschließlich im B2C-Bereich tätig sind.
- Unternehmen, deren Lieferungen und Leistungen steuerfrei sind.
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
- Fahrkartenverkauf
Die wichtigsten Fragen und Antworten zur E-Rechnung ab 2025
Sind E-Rechnungen ab 2025 Pflicht?
Ja, die E-Rechnung wird ab 2025 in Deutschland verpflichtend für alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen oder öffentlichen Stellen tätigen.
Für welche Unternehmen wird die E-Rechnung Pflicht?
Die Verpflichtung betrifft Unternehmen, die:
- Geschäftsvorgänge im B2B-Bereich (Business-to-Business) abwickeln.
- Mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten.
Ist DATEV gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, DATEV ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es gibt zahlreiche Alternativen wie SAP, Lexware oder spezialisierte Lösungen für die elektronische Rechnungsverarbeitung. Jedoch sind die Lösungen von Datev passgenau für kleine und mittlere Unternehmen abgestimmt und häufig unsere Empfehlung
Was passiert, wenn man keine E-Rechnung empfangen kann?
Unternehmen, die nicht in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, riskieren Verzögerungen bei Zahlungen oder sogar rechtliche Konsequenzen.
Kann ich weiterhin Papier-Rechnungen verwenden?
Für den B2C-Bereich (Business-to-Consumer) können Papier-Rechnungen weiterhin genutzt werden. Im B2B-Bereich ist dies ab 2025 jedoch nicht mehr zulässig.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein, PDF-Rechnungen sind rein bildhafte Rechnungen und gilt nicht als E-Rechnung, da sie nicht strukturiert ist und maschinell verarbeitet werden kann.
Sind E-Rechnungen an B2G schon heute gültig?
Jedes Bundesland und der Bund haben eigene Rechnungsverordnungen. In Deutschland gibt es derzeit keine einheitliche Regelung für den Empfang und die Erstellung von E-Rechnungen im B2G-Bereich (Business-to-Government)
Wie werden E-Rechnungen in Unternehmen empfangen und verarbeiten
Denn statt wie bisher die Rechnungsdaten auf Papier auszudrucken und per Post zu verschicken bzw. zu erhalten, werden Rechnungen in einem vorgegebenen Format elektronisch (z. B. per E-Mail) versendet und empfangen
Wie funktioniert der elektronische Rechnungseingang?
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. So wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnung möglich.
Welche Software brauche ich für eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD?
Die Umwandlung einer PDF in eine elektronische Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) erfolgt am einfachsten mit spezialisierten Software Anwendungen wie sie von DATEV oder Fastbill angeboten werden. Diese Programme automatisieren den Prozess und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
Wie empfange ich eine E-Rechnung Datev?
Sie erhalten die E-Rechnung per E-Mail und können diese über das Modul DATEV Upload Mail oder über DATEV Upload online in DATEV Unternehmen online digital übermitteln.
Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer maschinenlesbaren XML-Datei und einer für den Menschen lesbaren visuellen PDF-Datei im PDF/A-3-Format. Grundsätzlich besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus einer Datei im XML-Format und wird durch ein klassische PDF Rechnung im Anhang ergänzt.
Wie können Unternehmen sich vorbereiten in Hamburg und Schleswig-Holstein?
Die Checkliste als Leitfaden zur E-Rechnung
- Analyse der bestehenden Prozesse: Identifikation der notwendigen Anpassungen in der Buchhaltung.
- Softwareauswahl: Entscheidung für eine Software, die Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt.
- Mitarbeiterschulung: Schulungen zur Nutzung der neuen Systeme und Prozesse.
- Pilotphase: Testläufe vor der endgültigen Implementierung.
Checkliste: So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vor
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 erfordert rechtzeitige Vorbereitung. Nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen erfüllt:
1. Grundlagen prüfen
- Relevanz überprüfen: Klären Sie, ob Ihr Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen ist (z. B. B2B- und B2G-Geschäfte).
- Compliance-Anforderungen kennen: Informieren Sie sich über gesetzliche Vorgaben, wie XRechnung und ZUGFeRD.
- Informationsquellen nutzen: Lesen Sie relevante Richtlinien und informieren Sie sich über regionale Förderprogramme.
2. Technische Infrastruktur sicherstellen
- Software auswählen: Investieren Sie in eine geeignete Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann. Beispiele: DATEV, SAP, sevDesk.
- Kompatibilität prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software XRechnung- und ZUGFeRD-Formate unterstützt.
- Datensicherheit garantieren: Implementieren Sie sichere IT-Lösungen, um Kundendaten und Rechnungsdaten zu schützen.
3. Mitarbeiter schulen
- Schulungen anbieten: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungssoftware und den gesetzlichen Anforderungen.
- Verantwortliche benennen: Ernennen Sie eine Person, die für die Implementierung und Pflege des E-Rechnungssystems zuständig ist.
4. Prozesse optimieren
- Workflows anpassen: Überarbeiten Sie Ihre internen Rechnungsstellungs- und Buchhaltungsprozesse, um E-Rechnungen effizient zu integrieren.
- Dokumentation sicherstellen: Führen Sie eine klare Dokumentation über E-Rechnungsprozesse und -richtlinien.
5. Kommunikation mit Geschäftspartnern
- Partner informieren: Kommunizieren Sie mit Kunden und Lieferanten über den Umstieg auf E-Rechnungen.
- Empfang sicherstellen: Klären Sie, ob Ihre Geschäftspartner E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
6. Testläufe durchführen
- Systemtests: Testen Sie Ihr E-Rechnungssystem mit internen und externen Partnern, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
- Pilotprojekt starten: Beginnen Sie mit einem kleinen Pilotprojekt, bevor Sie das System unternehmensweit einführen.
7. Fördermöglichkeiten nutzen
- Förderprogramme prüfen: Nutzen Sie Fördermittel wie „Go-Digital“ für die Implementierung von IT-Systemen.
- Beratung in Anspruch nehmen: Ziehen Sie externe Experten für eine effiziente und sichere Einführung hinzu.
8. Fristen einhalten
- Rechtzeitig umstellen: Stellen Sie sicher, dass alle Systeme und Prozesse spätestens bis Ende 2024 einsatzbereit sind.
- Regelmäßige Updates einplanen: Halten Sie Ihre Systeme und Prozesse auf dem neuesten Stand.
Mit dieser Checkliste können Sie die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht systematisch angehen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen ab 2025 compliant ist.
Jetzt handeln, um vorbereitet zu sein
Die E-Rechnungspflicht kommt – und Unternehmen sollten diese Chance nutzen, ihre Prozesse zu digitalisieren. Starten Sie jetzt mit der Umstellung und sichern Sie sich einen Wettbewerbsvorteil!
Nutzen Sie die verbleibenden Monate, und lasse Sie sich von unseren Experten beraten, um die Umstellung reibungslos und effizient zu gestalten. Kontaktieren Sie uns noch heute!
Was die E-Rechnung für Sie bedeutet – und wie IT-Service Johannsen Sie unterstützen kann
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen und in Ihren Finanzbuchhaltungssystemen zu verarbeiten.
Warum also warten?
Nutzen Sie die Vorteile digitaler Rechnungsprozesse.
Die DATEV-Programme sind schon heute bereit für die Zukunft und können Rechnung im E-Rechnungsformat weiterverarbeiten, erstellen und versenden. Sie können die gesetzlich geforderten Formate gemäß der Norm EN 16931 empfangen, erstellen, versenden und verarbeiten
